FAQ zu DIN 5008
Häufig gestellte Fragen zu DIN 5008, Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung
Die folgende Zusammenstellung häufig gestellter Fragen (mit entsprechenden Antworten) konzentriert sich im Wesentlichen auf Interpretationsfragen bzw. Zweifelsfälle, die in DIN 5008 entweder noch nicht oder aus bewusstem Grund nicht geregelt sind. Fragen, die mittels Studiums der DIN 5008:2005 oder auch des Sonderdrucks von DIN 5008:2005 zu klären sind, werden hier nicht erörtert.
Bestellung von DIN 5008
Frage: Wo kann ich DIN 5008 bestellen und was kostet das?
Antwort: Der Sonderdruck von DIN 5008 kostet 12 € und kann auf der Microsite zur DIN 5008 unter www.din-5008.de bestellt werden.
Der Beuth Verlag bietet darüber hinaus vielfältige Publikationen zu den in DIN 5008 behandelten Themen an, die dort ebenfalls vorgestellt werden und bestellt werden können:
- Der Geschäftsbrief - Gestaltung von Schriftstücken nach DIN 5008:2005, DIN 5009, DIN 676 u. a.
- Der private Geschäftsbrief – Briefe richtig gestalten
- WORDgewandt, ein Leitfaden für WORD und zum normgerechten Schreiben
- Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung – Sonderdruck von DIN 5008
- CD Schreibvorlagen nach DIN 5008 und DIN 676
- DIN-Taschenbuch 102 - Büro und Verwaltung - Normen für Papiere, Briefe, Textverarbeitung und Bürobedarf (Neuausgabe September 2008)
Fragen zur Überarbeitung von DIN 5008
Frage: Seit einigen Wochen höre ich aus verschiedenen Ecken davon, dass DIN 5008 zur Zeit überarbeitet wird. Trifft dies zu?
Antwort: Es trifft zu, dass die Ausgabe von 2005 derzeit überarbeitet wird.
Frage: Was wird sich ändern?
Antwort: Die Änderungen werden umfangreicher ausfallen als bei der Neuausgabe vom Mai 2005. Neben der Integration von DIN 676 in diese Norm werden neue Abschnitte zur Gestaltung von Tabellen und Diagrammen sowie zum Verfassen von längeren Texten erarbeitet. In allen Abschnitten werden die Festlegungen dem Stand der Technik angepasst. Neueste Entwicklungen und Möglichkeiten im Bereich der Textverarbeitungssoftware sollen berücksichtigt werden.
Frage: Wer arbeitet daran mit?
Antwort: Im NIA-03-01 arbeiten derzeit ca. 15 deutsche Experten aus der Versicherungswirtschaft, der Deutschen Post AG und zahlreichen Ausbildungsinstitutionen für Bürokaufleute bzw. Bürokommunikation mit. Die Mitarbeit von Software-Anbietern (z. B. Microsoft) wird angestrebt. Obmann des NIA-03-01 ist Herr Frank Manekeller, Gerling Firmen und Privat GmbH. Die stellvertretenden Obleute sind Herr Karl Wilhelm Henke, Hubertus-Schwarz-Berufskolleg Soest, und Herr Hans-Eberhard Rüssing, Oberstufenzentrum für Bürowirtschaft und Verwaltung Berlin.
Frage: Was verbirgt sich denn hinter der Bezeichnung "NIA-03-01"?
Antwort: NIA steht kurz für Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen, der in Fachbereiche unterteilt ist. Im Fachbereich 03 geht es um Bürotechnik, Bankwesen und elektronisches Geschäftswesen, dessen Arbeitsausschuss 01 die Textverarbeitung behandelt.
Der NIA-03-01 legt die wesentlichen nationalen Anforderungen der Textverarbeitung fest. Dabei befasst er sich mit Diktier-, Schreib- und Gestaltungsregeln, der alphabetischen Ordnung und der Gestaltung von Briefvorlagen und -vordrucken vor allem für den geschäftlichen Bereich. Die erarbeiteten Regeln sind aus bewährten Erfahrungen der Praxis und Erkenntnissen der Rationalisierung entstanden. Sie setzen den Schriftzeichenbestand der Normen für alphanumerische Tastaturen für die Daten- und Textverarbeitung sowie für Schreibmaschinen voraus.
Frage: Wann erscheint die neue Ausgabe?
Antwort: Der Norm-Entwurf DIN 5008 "Schreib- und Gestaltungsregeln" für die Textverarbeitung" ist am 2009-12-14 erschienen.
Dieser Norm-Entwurf wird der Fachöffentlichkeit zur Stellungnahme bis zum 2010-04-14 vorgelegt.
Weitere Informationen finden Sie hier (Meldung zum Norm-Entwurf DIN 5008)
Danach wird im Juni eine Einspruchsverhandlung durchgeführt, um die eingetroffenen Einsprüche mit den Einsprechern zu beraten. Je nach dem wie umfangreich dadurch die weitere Bearbeitung ausfällt erscheint die Neuausgabe in der zweiten Jahreshälfte 2010.
Die Ausgabe vom Mai 2005 bleibt bis dahin unverändert gültig.
Fragen zur Ausgabe 2005
Weitere aktuelle Fragen und Antworten finden Sie in unserem Benutzerforum zur DIN 5008
Frage: Ich habe eine Ausgabe von 2001. Ist sie noch aktuell?
Antwort: Nein, im Mai 2005 ist DIN 5008 "Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung" neu erschienen. Damit hat die Ausgabe vom November 2001 ihre Gültigkeit verloren.
Im Juli 2004 wurde mit dem Entwurf DIN 5008/A1:2004-07 die Änderungen zu DIN 5008:2001-11 der Öffentlichkeit zur Stellungnahme vorgelegt. Diese Änderungen sind unverändert in die Neuausgabe der Norm eingearbeitet worden. Die Norm kann man zum Preis von 86,30 € über den Beuth Verlag erwerben. Ein Sonderdruck ist für 12 € im handlichen Taschenbuchformat ebenfalls erhältlich. Weitere interessante Produkte und Anwendungshilfen finden Sie unter www.beuth.de/sc/din5008.
Die Änderung besteht im generellen Wegfall von Leerzeilen im gesamten Anschriftfeld. Damit kann die Zusatz- und Vermerkzone (Vorausverfügungen, Produkte, Freimachungsvermerke) auf drei Zeilen vergrößert werden - bisher zwei Zeilen. Die nun sechszeilige Anschriftzone (vorher sieben Zeilen) nimmt genauso viel Text auf wie bisher, da die Leerzeile vor der Ortsangabe entfällt. Sollten für Zusätze und Vermerke mehr als drei Zeilen Platz benötigt werden, darf die Schriftgröße in der Anschriftzone verkleinert werden. Eine Schriftgröße von 8 Punkt darf aber nicht unterschritten werden.
Frage: Warum diese Änderungen?
Antwort: Mit dieser Änderung gegenüber der Ausgabe 2001 sollte eine Vereinheitlichung der nationalen und internationalen Schreibweisen erreicht werden, da europäisch und international keine Leerzeile in der Anschrift verwendet wird. Im Bereich der elektronischen Frankierung (z. B. 2D-Matrix-Code) ist der Verzicht auf die Leerzeile bereits umgesetzt. Darüber hinaus kann bei Wegfall der Leerzeile aufgrund einer verbesserten Anschriftenerkennung eine höhere Quote maschinell bearbeiteter Briefsendungen erreicht werden.
Frage: Was hat sich sonst noch gegenüber der Ausgabe 2001 geändert?
Antwort: Mit der Ausgabe 2005 wurde gleichzeitig ein kleines, aber viel nachgefragtes Problem beseitigt: Da es bei dem Wort Professor in der Empfängerbezeichnung nicht erkennbar ist, ob es sich um eine Amtsbezeichnung oder einen akademischen Grad handelt, wird nun einheitlich geregelt, dass "Prof." immer unmittelbar vor dem Namen steht - also auch für den Fall der Amtsbezeichnung.
In die Ausgabe 2005 wurden alle Anwendungsbeispiele aus dem Anhang E ohne die Leerzeile vor der Ortsangabe aufgenommen und einige redaktionelle Korrekturen an den Musteranschriften (Anhang D) eingearbeitet.
In allen anderen Punkten bleibt die DIN 5008 von 2001 unverändert.
Allgemeine Fragen
Frage: Was genau legt die DIN 5008 eigentlich fest?
Antwort: DIN 5008 legt fest, wie durch ein einheitliches Anwenden von Schriftzeichen bei Textverarbeitungssystemen eine leichte und eindeutige Lesbarkeit gesichert werden kann. Dies bezieht sich auf die Darstellung von Wörtern, Zwischenräumen, Satzzeichen und anderen Zeichen, Schriftzeichen für Wörter, Rechenzeichen, Zahlengliederungen und Zahlenaufstellungen, Größenangaben und Formeln. Weitere Festlegungen dienen der zweckmäßigen und übersichtlichen Gestaltung von Schriftstücken. Hierzu enthält DIN 5008 Abschnitte über Tabellen, Gliederung und Kennzeichnung von Texten, Hervorhebungen, Beschriften von Briefblättern (z. B. das Anschriftfeld), E-Mail und Fußnoten. In Anwendungsbeispielen für Geschäftsbriefe werden die getroffenen Festlegungen verdeutlicht.
DIN 5008 legt damit fest, wie ein Inhalt dargestellt werden soll, schreibt jedoch keine Inhalte oder Formulierungen vor.
Frage: Werden auch Fragen zur Rechtschreibung und Zeichensetzung in DIN 5008 geregelt?
Antwort: DIN 5008 befasst sich nicht mit Regeln der Rechtschreibung und Zeichensetzung. Diese beruhen auf der "amtlichen Regelung der deutschen Rechtschreibung“ (siehe http://www.ids-mannheim.de/reform/). Auskünfte hierzu gibt die Sprachberatung der Duden-Redaktion über eine kostenpflichtige Telefonnummer oder über einen kostenfreien Newsletter (siehe www.duden.de).
Frage: Die derzeit gebräuchlichen unterschiedlichen Datumsschreibweisen erscheinen mir chaotisch und nicht dem Sprachgebrauch entsprechend. Was ist denn nun richtig?
Antwort: Basis für die fallende Schreibung (z. B. 2008-11-02) des numerischen Kalenderdatums ist die Internationale Norm ISO 8601, die bereits 1988 veröffentlicht wurde. Die dort festgelegte fallende Schreibung wurde unter anderem wegen der leichten Sortierbarkeit gewählt. Darüber hinaus entspricht diese Schreibweise der Darstellung von Zeitangaben, so dass sich für Datums- und Zeitangaben nunmehr eine einheitliche Reihenfolge ergibt: Von der größten Einheit (Jahr) zur kleinsten Einheit (Sekunde). Die Einführung der Internationalen Norm verlangte von allen Ländern eine Umstellung. Diese Anstrengung erscheint jedoch gemessen an den vielen Vorteilen einer weltweit einheitlichen Schreibung gering.
Frage: Immer öfter wird in Briefen der Zusatz "vorab per Telefax" verlangt. Gibt es Regeln, wo und wie dieser Zusatz auf dem Briefvordruck platziert werden muss?
Antwort: Diese Angabe gehört zu den Zusätzen und Vermerken. In der Ausgabe 2005 gibt es auch ein Anwendungsbeispiel (E.1) dazu.
Frage: Kann Telefon durch FON, Telefax durch FAX und Mobil durch GSM abgekürzt werden?
Antwort: Die Norm legt hierzu nichts fest. Die Verwendung von Abkürzungen für die verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten ist im Rahmen des sprachlich Üblichen möglich, im Zweifelsfall sollte der Duden oder andere Rechtschreibwerke herangezogen werden.
Frage: Wie sieht es mit der Benutzung der Abkürzung "gez." aus?
Antwort: Die Verwendung von "gez." vor der maschinenschriftlichen Angabe der Unterschrift ist in DIN 5008 nicht geregelt. Dies bleibt einer internen Regelung vorbehalten, wird sehr unterschiedlich behandelt und teilweise, zumindest für den Geschäftsbrief, abgelehnt, da als unhöflich und wenig aussagekräftig angesehen.
Frage: Ist es noch gestattet, bei der Empfängeranschrift den Zusatz "z. Hd." zu verwenden?
Antwort: In DIN 5008 wird eine entsprechende Regelung zur korrekten Schreibweise nicht getroffen, weil diese Form als veraltet angesehen wird. Dennoch wird die Verwendung nicht ausgeschlossen; es wird dazu nur nichts festgelegt.
Frage: Wie und wo platziert man das Postskriptum (PS)?
Antwort: Das Thema "Postskriptum" ist in DIN 5008 bewusst nicht festgelegt, da es sich um eine Hilfskonstruktion handelt, die es früher bei mit Schreibmaschine geschriebenen Briefen ermöglichte, Vergessenes nach Beendigung des Briefes bzw. der Notiz anzufügen, ohne dass der gesamte Text neu geschrieben werden musste. Mit der heutigen Technik ist das nachträgliche Einfügen von Text jedoch kein Problem mehr.
Fragen zum Anschriftenfeld
Frage: Ist die Leerzeile zwischen Straße (oder Postfach) und PLZ mit Bestimmungsort noch aktuell?
Antwort: Nein, siehe Fragen und Antworten zur Ausgabe 2005.
Frage: Bei Sendungen in das Ausland hatte man früher vor der PLZ noch die Länderkennung gesetzt. Entspricht das noch dem aktuellen Stand?
Antwort: Aufgrund eines Änderungsantrages der Deutschen Post AG wurde schon 2001 DIN 5008 diese früher übliche Kennzeichnung des Bestimmungslandes geändert. Stattdessen muss nun das Bestimmungsland in deutscher Sprache und in Großbuchstaben direkt unter die Zeile mit der PLZ und dem Bestimmungsort gesetzt werden. Leerzeilen entfallen grundsätzlich zwischen den einzelnen Angaben.
Frage: Muss oberhalb des Anschriftfeldes generell das im Fensterbrief lesbare Feld für die Postanschrift des Absenders ausgefüllt sein, damit im Fall der Unzustellbarkeit der Brief an den Absender zurückgesendet werden kann?
Antwort: Das Feld für die Postanschrift des Absenders ist nur auf geschäftlichen Briefen (unter Berücksichtigung genormter Vordrucke nach DIN 676) auszufüllen, die normalerweise in entsprechenden Fensterbriefhüllen (nach DIN 680) versendet werden. Im so genannten "halbgeschäftlichen" Bereich kommen auch A4-Briefblätter ohne Aufdruck zum Einsatz, für den die Verwendung von Fensterbriefhüllen nicht vorausgesetzt werden kann und die automationsgerechte Positionierung und Gestaltung der Absenderangabe sicherlich auch manchen Schreiber überfordern würde.
Frage: Gibt es Festlegungen hinsichtlich der dienstlichen bzw. privaten Interpretation einer Anschrift?
Antwort: Die Zuordnung "dienstlich" oder "privat" ist in jeder Firma, Behörde, Dienststelle usw. intern zu regeln.
Frage: Sollte der Ort im Anschriftfeld in Großbuchstaben geschrieben werden?
Antwort: Der Bestimmungsort wird nur in Auslandsanschriften in Großbuchstaben geschrieben, siehe Abschnitte 14.7.2 und 14.7.3 der Ausgabe von 2005.
Frage: Welche gesellschaftsrechtlichen Angaben sind nach DIN 5008 vorgeschrieben?
Antwort: DIN 5008 ist kein Gesetz und schreibt keine gesellschaftsrechtlichen Angaben vor.
Alle DIN-Normen sind grundsätzlich in ihrer Anwendung freiwillig. Mit ihrer freiwilligen Anwendung beweisen Sie jedoch Fachkompetenz in der geschäftlichen Kommunikation. Die gesellschaftsrechtlichen Angaben für die geschäftliche Korrespondenz per Brief und E-Mail werden vom Gesetzgeber festgelegt, z. B. im GmbH-Gesetz. Auch wenn sich diese Gesetze ändern, bleibt die Norm damit gültig.
2009-12-17